ビジネスフォン・PBXの小規模オフィスでの導入例を紹介します。（その1-5）
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小規模容量タイプのビジネスフォンを導入
2本以上の外線、3台以上の電話機を利用されている場合、小規模容量タイプのビジネスフォンを導入することで使い勝手が大幅に向上します。
ビジネスフォン特有の機能を新たに活用することで、業務形態をより良い形に改善することも可能です。
基本はINS64
ビジネスフォンに収容する外線はアナログ回線よりもINS64回線をおすすめします。
INS64回線にすると以下のような点でメリットがあります。
- ナンバーディスプレイ契約をしなくても外線着信時にかけてきた相手の電話番号を表示できる。
- INS64回線は1回線で同時2通話可能で、アナログ回線2回線分よりも月額料金がお得。
- iナンバー契約を利用することで、電話番号を低価格で追加可能。（1回線につき最大3番号取得可能）
- アナログ回線に比べて発信、着信の動作が速い。
- 外線自動転送利用時にアナログ回線よりも素早く転送が可能。
- サブアドレス機能を利用することで内線番号を指定して直接呼び出すことが可能。
- 機種によってはビジネスフォン設置業者のリモートメンテナンス対応が可能。（通常は別途モデムを必要とする。）
以上のような点からINS64回線はビジネスフォンとの相性がとても良いので、IP電話の普及が進んできている現在でもいまだに高い普及率を誇っています。
ビジネスフォンはむやみに移動させない
ビジネスフォンを設置する場所は、オフィス内のレイアウト変更を行っても影響の出ない場所に設置することが望ましいです。
基本的には、電話線の引き込み口付近、事務所内の角、といった場所を選択します。
イラストでは事務所内の左上角に電話線の引き込み口があるので、その付近にビジネスフォンを設置するのがベストだといえるでしょう。
いよいよビジネスフォンを導入
ビジネスフォンを導入し、社員数分の多機能電話機（うち1台はカールコードレス電話機）も確保しました。
応接室の電話機はカールコードレス電話機の子機を必要に応じて流用します。
外線着信に応答後の保留転送も行いやすくなり、電話取次業務も効率化されました。
アナログ回線からINS64回線へ変更し、月額の電話基本料金も少し安くすることができました。
INS64回線をビジネスフォンに収容したことで、前述であげたメリットを享受することが可能になります。中でも、かけてきた相手の電話番号が液晶画面に通知されることによってビジネスフォンの機能をさらに活用することができます。
多機能電話機の運用例（外線ボタン）
【外線ボタンを割付】
ビジネスフォンに収容したINS64回線を分かりやすく使用するためには、多機能電話機のファンクションキーに外線ボタンを割り付けておく必要があります。（工事者による設定）
ここでは一番オーソドックスな外線ボタンの割付方法の1つである「マルチライン」での割付を設定しておきます。この「マルチライン」はビジネスフォンに収容した電話回線と外線ボタンを直結して割り付ける方法で、外線ボタンを押すことで、その外線ボタンに割り付けられた電話回線を捕捉することができます。この割付方法の名称はメーカーやビジネスフォンの機種によって異なります。（他には、「回線キー」「外線キー」「トランクボタン」「ラインキー」「一般着信キー」等があります。）
外線の発信、着信、応答、保留等の操作は、この外線ボタンを中心に行うことになります。
全ての多機能電話機にこの外線ボタンを割り付けることで、ビジネスフォンに収容された電話回線（ここではINS64回線）を分かりやすく共有して使用することが可能になり、保留、転送等の操作をスムーズに行うことができるようになります。
【外線着信すると・・・】
ビジネスフォンに収容した電話回線（ここではINS64回線）に着信すると、ファンクションキーに割り付けた外線ボタン、コーナーランプ、応答ボタンが点滅し、着信ベルが鳴動します。
液晶画面にはどの外線に対して着信しているのかが表示され、通知可能であればかけてきた相手の電話番号が表示されます。
外線着信中に次の操作を行うことで、着信に応答することができます。
- 受話器を上げて応答する。（オフフック自動応答設定時）
- 点滅している外線ボタンを押して応答する。
- 点滅している応答ボタンを押して応答する。
【外線と通話中】
着信した外線に応答すると外線との通話状態になります。外線ボタンのランプ状態は点滅状態から点灯状態へと変わります。（使用中状態）
他の多機能電話機も外線ボタンのランプ状態は連動するので、ファンクションキーに同じ設定がされている多機能電話機であれば、どの電話機からでも外線の使用状態を把握することができます。ただし、実際に外線通話をしている多機能電話機と、他の未使用状態の多機能電話機とではランプの点灯色は異なります。（例えば実際に外線と通話をしている電話機は緑点灯、未使用状態の他の電話機は赤点灯、といった具合）
【通話を保留】
他の多機能電話機に通話を転送したい場合は保留ボタンを押すことで、外線ボタンに通話が保留されます。保留状態になった外線ボタンはゆっくりとした点滅状態になり、通話相手には保留音が送出されます。
保留状態にしておけば、受話器を元に戻しても通話は保留状態を維持します。
【通話を取次ぐ】
保留状態になっている外線ボタンは、他の多機能電話機のファンクションキーに同じように設定されている外線ボタンを押すことで、保留相手との通話状態になります。
この保留・転送の方法はいわるゆ「口頭転送」と呼ばれるもので、もっともポピュラーな保留・転送の方法の1つです。
ビジネスフォン・PBXで最も多く使用される操作の1つと言えるでしょう。
